سيقوم مدير المكتب بتنظيم وتنسيق إدارة المكتب والإجراءات لضمان فعالية وكفاءة وسلامة المنظمة. يكون مدير المكتب مسؤولاً عن تطوير بروتوكولات التواصل بين الأقسام داخل المكتب، وتبسيط الإجراءات الإدارية، ومراقبة المخزون، والإشراف على الأقسام الأخرى وتوزيع المهام. قد تشمل المسؤوليات ما يلي:
- الإشراف على العمليات العامة للمكتب.
- الرد على عدد كبير من المكالمات الهاتفية الواردة.
- تنسيق المواعيد والاجتماعات وإدارة التقويمات والجداول.
- الإشراف على الأقسام الأخرى وتوجيههم وتوزيع المهام لضمان أقصى قدر من الإنتاجية.
- إدارة وتنظيم أنشطة المدير وبرامج العمل.
- الإشراف على جميع المعاملات الواردة والرسائل الموجهة للمدير للتوقيع.
- توصيل تعليمات المدير إلى الأقسام ومتابعة تنفيذ هذه التعليمات.
- إعداد التقارير وكتابة المراسلات الداخلية والخارجية.
- إعداد العروض التقديمية والتقارير الأخرى على مستوى الإدارة.
- متابعة القضايا الإدارية مع الأقسام المعنية المتعلقة باللجان المشكلة.
- أي أنشطة رسمية أخرى يتم تكليفها من قبل المدير.
