الديوان
شيرين عليان
تتلخص مهام الديوان في الجامعة بما يلي:
- استقبال واستلام البريد من مراسلات داخلية وإرسالها باليد عن طريق موظفي الجامعة أو بالبريد الإلكتروني، وخارجية عن طريق موظفي الجامعة وسائقيها وشركات البريد السريع والبريد الإلكتروني والفاكس.
- فرز وتصنيف المراسلات الصادرة والواردة ضمن النظام المعمول به في الجامعة لإرسالها إلى الجهات المعنية، وتتم متابعتها للتأكد من وصولها سواء داخل الجامعة أو خارجها وللمحافظة على سريتها، وليتمّ توقيعها والشرح عليها وإعطاؤها أرقامًا عن طريق فهرس ملفات الديوان، ومن ثم تسجيل البيانات في دفتر البريد الخاص بشكل وافٍ وإجراء ما يلزم لتنفيذ ما يرد فيها من قبل المعنيين وتصوير نسخ لتوزع على الجهات المعنية.
- إدخال الوثائق على نظام الأرشفة الإلكتروني (Vision File) وذلك ليتمّ استرجاعها بسهولة ودقّة حين الحاجة، وتحفظ تلك الوثائق في ملفات خاصة.
- ترحيل الوثائق المدخلة على نظام الجامعة الالكتروني في نهاية كل شهر، وتسجيل أعدادها الصادر منها والوارد وتسليمها إلى قسم الشؤون الإدارية، لإدراجها في تقريره الشهري.